Separamos abaixo algumas dicas interessantes sobre como você pode melhorar sua produtividade e interação com o cliente de e-mail mais famoso do mundo, o Gmail.
Use estrelas coloridas diferentes
Tenho certeza que você sabe que pode marcar e-mails no Gmail, mas é provável que não saiba que existem mais estrelas além da tradicional estrela amarela. Sim, é verdade! Para ativar mais estrelas no Gmail, você deve acessar as Configurações do Gmail . Nesta tela, role para baixo na guia ” Geral ” para encontrar a seção ” Estrelas “. Você pode arrastar e soltar várias estrelas na seção “Em uso” para habilitá-las. Quando terminar, basta pressionar “Salvar alterações” na parte inferior.
Agora você pode clicar no ícone de estrela ao lado de e-mails várias vezes para obter estrelas diferentes . Você pode usar estrelas coloridas diferentes para marcar e-mails como importantes, urgentes, entre outras situações. Por exemplo, você pode usar a estrela vermelha para e-mails urgentes, a estrela amarela para e-mails importantes e a estrela verde para e-mails que você concluiu, mas deseja que eles permanecam marcados.
Ative o desfazer envio e defina o período de cancelamento
Há momentos em que escrevemos um e-mail e pressionamos acidentalmente o botão Enviar, o que pode ocasionar problemas, ainda mais quando falamos de algum e-mail relacionado a trabalho. Felizmente, o Gmail inclui uma ótima função ” Desfazer envio “, que, como você pode imaginar, permite cancelar as mensagens enviadas.
Para ativar o Desfazer envio, vá para Configurações do Gmail e, na guia Geral, encontre a opção “Desfazer envio” e ative-o . Aqui você também pode definir um período de cancelamento . Você pode configurá-lo para 5, 10, 20 ou 3 segundos.
O recurso Desfazer envio também está disponível no aplicativo Gmail para iOS . No entanto, você não precisa ativá-lo ou configurá-lo. Ao enviar um email do aplicativo Gmail no seu iPhone ou iPad, você verá a opção Desfazer na parte inferior. Por outro lado , o aplicativo Gmail para Android surpreendentemente ainda não tem a opção desfazer, mas você pode ativar a opção “Confirmar antes de enviar” em “Configurações gerais”.
Envie e-mails criptografados
Se você usa o Gmail para trocar muitos dados e conversas confidenciais, essa dica é bem útil. Com a extensão SecureGmail você pode realizar o envio de e-mails criptografados no Gmail.
Primeiro, faça o download da extensão na Chrome Web Store. Quando terminar, abra o Gmail ou atualize-o, se já estiver aberto. Em seguida, você verá um ícone de cadeado ao lado do botão Editar . Basta clicar para começar a criar um email criptografado.
Depois de pressionar o botão ” Enviar criptografado” , você será solicitado a inserir a ” senha de criptografia ” e a dica de senha que será requerida do destinatário para descriptografar o e-mail.
Envie emails com autodestruição
As mensagens autodestrutivas do Snapchat são um ótimo recurso e, se você gosta, também pode fazê-lo no Gmail. Definitivamente, isso será útil para e-mails que você não deseja que sejam salvos. Para enviar emails autodestrutivos, você pode usar a extensão Snapmail (download).
O destinatário receberá uma mensagem secreta através do link. Quando o destinatário abrir o link, uma contagem regressiva de 60 segundos será iniciada , após o que a mensagem será excluída para sempre. Maneiro, né?
Pesquisa avançada no Gmail
O Gmail oferece ótimas funções de pesquisa, o que certamente não é surpreendente, pois é um produto do Google. Você pode procurar e-mails do Gmail por tamanho, data, nome de arquivo dos anexos, status lido ou não, pessoas, conteúdo etc. Por exemplo, você pode inserir “filename: pdf” para procurar arquivos PDF com o nome do arquivo digitado. Esses parâmetros de pesquisa até funcionam no aplicativo do Gmail para dispositivos móveis, o que é ótimo.
Você pode pressionar o botão do menu suspenso na barra de pesquisa para abrir uma opção de pesquisa mais avançada. Aqui você pode pesquisar com base em qual endereço de email, palavras no email, anexos etc. Você pode até criar um filtro com essa pesquisa.
Delegar e-mail
Poucas pessoas conhecem o recurso de delegação do Gmail, uma possibilidade muito útil do serviço de e-mail do Google. Esse recurso permite que você conceda acesso à sua conta do Gmail para muitas pessoas sem precisar compartilhar sua senha e outros dados. Além disso, os que recebem esse privilégio têm acesso limitado à sua conta. Podem enviar ou responder a e-mails, ler e-mails, excluir e-mails e gerenciar contatos. No entanto, o usuário não pode alterar a senha do Gmail, as configurações da conta ou conversar com ninguém.
- Faça login no Google Admin Console;
- Na página inicial do Admin console, acesse Apps / G Suite /Gmail / Configurações do usuário;
- Ao lado de Delegação do e-mail, selecione permita que os usuários deleguem o acesso à própria caixa de correio a outros usuários no domínio;
- Opcional) Selecione as organizações que contêm os usuários para quem você quer ativar a delegação do e-mail e marque a caixa delegação do e-mail;
- Clique em Salvar.
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