Dicas para o OpenOffice/BrOffice

As suítes de escritório são uma categoria de aplicativos que têm perdido importância com o crescimento da web. Há apenas uma década, quase todo tipo de conteúdo era escrito usando o MS Office ou o StarOffice (o antecessor do OpenOffice), de trabalhos escolares a livros. Hoje em dia, entretanto, muito do que se escreve vai diretamente para a web, sendo publicado em algum sistema de gestão de conteúdo.

Embora seja possível gerar páginas html a partir do Writer ou do Word, na maioria dos casos é utilizado o WordPress, Drupal, ou outro gestor. Não é preciso dizer também que com o crescimento do Google Docs, muitos estão passando a deixar seus documentos “na nuvem”, em vez utilizar uma suíte office local.

De qualquer maneira, as suítes de escritório ainda estão muito longe de entrarem em extinção e ainda são uma ferramenta de trabalho essencial para muita gente. Como em se tratando de Linux, o OpenOffice reina supremo, é importante incluir algumas dicas sobre ele.

Começando do básico, o OpenOffice é composto pelo Writer, Calc, Draw, Impress, Math e Base que são, respectivamente, o editor de texto, planilha, programa de desenho vetorial, gerador de apresentações, editor de equações e gerenciador de banco de dados. Naturalmente, o Writer e o Calc são os mais conhecidos e usados, mas o Draw, o Impress e o Base também surpreendem pelos recursos.

Ele possui algumas vantagens importantes sobre o MS Office, como o fato de ser compatível com mais formatos de arquivos, ser capaz de salvar documentos em PDF nativamente (basta usar o “Arquivo > Exportar como PDF”) e salvar os documentos em um formato aberto, gerando arquivos muito mais enxutos e portáveis. Isso é muito importante para empresas, governos e mesmo para muitos usuários, que armazenam grandes quantidades de textos e outros documentos importantes. Usando o formato do OpenOffice você tem certeza que poderá abrir estes documentos daqui a 10, 20 ou 30 anos. No caso do MS Office, não existe esta garantia, pois você fica amarrado a um fornecedor específico que controla o formato, no caso a Microsoft.

Os arquivos gerados pelo OpenOffice são, na verdade, pacotes compactados, contendo arquivos separados para o texto, layout, imagens e outros objetos incluídos. As imagens são mantidas em seu formato original (sem perda ou qualquer tipo de alteração) e o texto é salvo na forma de um arquivo .xml, razoavelmente legível, bem diferente da sopa de bytes gerada pelo concorrente. Examine você mesmo, descompactando um documento qualquer, como se fosse um arquivo zip. Via linha de comando você pode usar o comando “unzip”, como em “unzip 1-Intro.sxw”. Dentro da pasta criada, você verá uma estrutura como esta:

O fato do formato ser legível, organizado e aberto (o que permite que outros programas incluam suporte, filtros de conversão e outros tipos de ferramentas que permitam lidar com os arquivos), faz com que não exista nenhuma possibilidade real de você ter documentos corrompidos, “irrecuperáveis” como acontece no MS Office. Mesmo que uma tragédia acontecesse, ainda seria possível abrir o arquivo e arrumá-lo manualmente, corrigindo ou removendo a parte danificada usando um editor de textos.

Por default, ao copiar trechos de uma página web na janela do navegador e colá-los no OpenOffice, as imagens serão incluídas como links (em vez dos arquivos serem baixados e incluídos diretamente), o que faz com que apareçam como quadrados vazios quando o documento é aberto em um PC sem conexão com a web.

Para que as imagens sejam incluídas diretamente no arquivo do documento (assim como acontece quando você insere um arquivo local) acesse a opção “Editar > Vínculos”. Na janela, selecione todos os objetos, clique no “Desvincular” e em seguida salve o arquivo.

Além do OpenOffice propriamente dito, existe a opção de usar o BrOffice (http://www.broffice.org/) que é a versão nacional. Ele surgiu como um projeto de tradução e distribuição do OpenOffice, mas acabou ganhando vida própria, oferecendo ferramentas adicionais de correção ortográfica, documentação e os modelos de arquivos do Escritório Aberto.

Embora o software seja fundamentalmente o mesmo, o BrOffice oferece um conjunto de pequenas melhorias úteis para o público brasileiro, que acabam fazendo com que ele seja a versão mais recomendada.

No site, além da versão Windows, estão disponíveis as duas versões Linux, uma empacotada na forma de pacotes .deb (destinados ao Ubuntu e outras distribuições derivadas do Debian) e outra na forma de pacotes .rpm (destinados ao Mandriva, Fedora e outros da família do Red Hat).

Para instalar, descompacte o pacote baixado, acesse a pasta que será criada e instale os pacotes usando o comando “rpm -Uvh *.rpm” ou “dpkg -i *.deb“, de acordo com a versão baixada, como em:

$ tar -zxvf BrOo_3.0.1_LinuxIntel_install_pt-BR_deb.tar.gz
$ cd OOO300_m15_native_packed-1_pt-BR.9379/DEBS
$ sudo dpkg -i *.deb

Em seguida, acesse a pasta “desktop-integration” e instale também o pacote com os ícones, para que sejam criados os atalhos no iniciar. Ao instalar a versão com pacotes .deb, é recomendável rodar também o “apt-get -f install” para corrigir qualquer possível problema relacionado a dependências. Se, por acaso, os ícones no menu não forem criados, você pode criá-los manualmente, apontando para os arquivos (swriter, scalc, simpress, etc.) dentro da pasta “/opt/broffice.org3/program/”.

O BrOffice se instala em um diretório próprio dentro da pasta /opt (no caso do BrOffice 3.x é usada a “/opt/broffice.org3”, por exemplo), enquanto a maioria das distribuições instala o OpenOffice na pasta “/usr/lib/openoffice2/” ou “/usr/lib/ooo-3.x.x” . A diferença no diretório de instalação permite que você possa simplesmente instalar o BrOffice junto com uma cópia do OpenOffice já existente, sem precisar necessariamente primeiro removê-lo. É possível até mesmo abrir as duas versões simultaneamente:

Ao optar por remover a versão que vem pré-instalada, ficando apenas com o BrOffice, procure pelo pacote “openoffice.org-base” ou “openoffice.org-common”, que inclui os componentes básicos da suíte. Ao removê-lo, o gerenciador de pacotes verificará as dependências e solicitará a remoção dos demais pacotes, permitindo que você remova a suíte de uma só vez.

No Mandriva, por exemplo, você usaria o:

# urpme openoffice.org-common

E no Ubuntu o:

$ sudo apt-get remove openoffice.org-base-core

Extensões: Assim como no Firefox, as versões recentes do OpenOffice podem ser expandidas através de extensões, que podem ser instaladas através do “Ferramentas > Gerenciador de extensão”. A ideia de implantar o recurso veio justamente do sucesso das extensões do Firefox, por isso o link “Obtenha mais extensões aqui” e outras semelhanças não são mera coincidência. 🙂

Você pode ver as extensões disponíveis no http://extensions.services.openoffice.org. Aqui vão alguns exemplos de extensões úteis. Ao baixar, é importante verificar a compatibilidade, já que muitas funcionam apenas no OO 2.x, deixando de lado o 3.0, ou vice-versa:

Sun PDF Import: O OpenOffice inclui suporte à geração de arquivos em PDF desde que o mundo é mundo. Essa extensão complementa os recursos nativos oferecendo também a possibilidade de importar documentos em PDF para edição.

Tabbed Windows: Como o nome sugere, essa extensão adiciona suporte a tabs dentro da janela do OpenOffice (muito similar às tabs do Firefox), o que acaba sendo bastante útil ao editar muitos documentos simultaneamente.

MultiDiff: Embora a compatibilidade com os documentos do Office não seja mais um grande problema, você ainda tem o trabalho de converter os documentos manualmente na hora de salvar. Essa extensão torna o processo mais automático, permitindo salvar o documento em diversos formatos simultaneamente.

OpenOffice.org2GoogleDocs: Permite importar e exportar documentos diretamente para uma conta do Google Docs, integrando o OpenOffice “à nuvem”. Um dos pontos fortes dessa extensão é que ela permite que você combine os recursos de edição do OpenOffice e o corretor ortográfico com as funções de compartilhamento do Google Docs.

Writer’s Tools: Esta é mais uma extensão que integra o OO à web, permitindo traduzir trechos usando o tradutor do Google, fazer busca de significado de palavras em várias referências, fazer backup de documentos por e-mail e assim por diante.

Ao adicionar uma extensão usando seu login de usuário, os arquivos são copiados para o diretório “.broffice.org/3/user/uno_packages/” (ou “.openoffice.org2/user/uno_packages”, no caso do OpenOffice 2) dentro do seu home. Esse modo de instalação é o ideal para uso em desktops, já que os arquivos são salvos dentro do seu diretório home e, caso você esteja usando uma partição separada, são preservados juntamente com seus outros arquivos ao reinstalar o sistema.

É possível também instalar extensões como root, o que é útil no caso de servidores compartilhados entre diversos usuários. Nesse caso, você pode fazer a instalação executando o “/usr/lib/openoffice/program/soffice”.

Muitas extensões utilizam componentes do ambiente Java, por isso é importante que o suporte a Java esteja instalado e ativado nas configurações. Na maioria das distribuições, basta instalar o pacote com o Java da Sun (pesquise pelo pacote “sun-java” ou “sun-j2re”), como faria ao ativar o Java no Firefox, mas no caso do Ubuntu, é necessário instalar também o pacote “openoffice.org-java-common “, como em:

$ sudo apt-get install sun-java6-bin openoffice.org-java-common

Corretor ortográfico: Ao usar o OpenOffice (a versão original, que é incluída na maioria das distribuições), um problema comum é como arrumar o corretor ortográfico para a nossa língua, que é bastante pobre em relação ao BrOffice.

O OpenOffice 2.x é, por padrão, instalado dentro da pasta “/opt/openoffice.org2/”. Em algumas distribuições, que incluem pacotes próprios, a pasta de instalação pode ser a “/usr/lib/openoffice2/” ou mesmo “/usr/share/openoffice/”, mas este é um daqueles casos em que a ordem não altera o resultado. Dentro da pasta de instalação, acesse o diretório “share/dict/ooo/”, que é onde vão os dicionários da correção ortográfica.

O corretor completo é composto por três componentes, o corretor propriamente dito, o hifenizador (que entende a divisão das sílabas) e o dicionário de sinônimos (thesaurus), que inclui uma longa lista com variações de palavras, que complementa o dicionário principal. O pacote do OpenOffice da Sun vem apenas com um deles (o corretor), resultando em uma correção ortográfica bastante pobre.

Você pode verificar o status do seu, em “Ferramentas > Opções > Configurações de Idioma > Recursos de Correção Ortográfica”. Se apenas o “OpenOffice.org MySpell SpellChecker” estiver disponível (como no screenshot), significa que apenas o corretor está instalado:

Nesse caso, você pode baixar o corretor ortográfico completo, desenvolvido pela equipe do BrOffice no: http://www.broffice.org/verortografico/baixar

Ele está disponível em duas versões. A versão para o BrOffice 3 (que também pode ser usada no OpenOffice 3.x) é um módulo, que você pode baixar e instalar usando o “Ferramentas > Gerenciador de extensão”, sem complicação. Na página está disponível também uma versão do corretor para o Firefox (que é instalada como módulo) que adiciona o corretor nos campos de edição de texto.

No caso do OpenOffice 2.x, a instalação é um pouco mais complicada, pois é necessário copiar os arquivos manualmente, mas, de qualquer forma, é importante conhecer os passos, já que o OpenOffice 2.x ainda continuará sendo usado por algum tempo. Isso evita que você tenha que baixar e instalar todo o pacote do BrOffice só porque os corretores não vieram em ordem.

O primeiro passo é baixar os arquivos “hyph_pt_BR-204.zip” (o DIVSILAB) e “pt_BR-2009-03-30AOC.zip” (o VERO) que estão disponíveis no final da página.

Ao descompactar os dois arquivos, você encontrará os arquivos “pt_BR.aff”,pt_BR.dic” e “hyph_pt_BR.dic“, que devem ser copiados (você vai precisar abrir uma janela do gerenciador de arquivos como root) para dentro da pasta “share/dict/ooo/“, dentro do diretório de instalação do OpenOffice (“/usr/lib/openoffice/share/dict/ooo/”), por exemplo.

O próximo passo é editar o arquivo “dictionary.lst”, que estará presente dentro do diretório com os arquivos, adicionando (caso necessário) a linha:

DICT pt BR pt_BR

… no final do arquivo, instruindo o OpenOffice a usar o dicionário. Uma dica é que você não precisa necessariamente remover a linha que ativa o uso dos dicionários do inglês que estará originalmente presente dentro do arquivo. Pelo contrário, como utilizamos muitas palavras da língua inglesa, ele acaba sendo bastante útil.

Depois de salvar os arquivos, feche todas as janelas do OpenOffice e abra-o novamente. Isso fará com que ele encontre os novos arquivos e ofereça a opção de usá-los. Volte ao “Ferramentas > Opções > Configurações de Idioma > Recursos de Correção Ortográfica” e você verá que apareceram mais duas opções no campo “Módulos de Idiomas Disponíveis”. Marque todas as opções e você ficará com o corretor completo.

Outra dica é que, por default, o OpenOffice não inclui um corretor gramatical, oferecendo apenas o corretor ortográfico. A diferença entre os dois é que o corretor ortográfico se limita a procurar erros de escrita nas palavras, enquanto o corretor gramatical verifica a estrutura das frases, indicando erros de concordância e outros problemas. Em resumo, o corretor ortográfico avisa quando você escreve “traveção”, enquanto o corretor gramatical reclama se você escrever “os travessão”.

O melhor corretor gramatical disponível para o OO (e o único open-source) é o CoGrOO (http://cogroo.sourceforge.net/), que foi originalmente desenvolvido pela FAPESP.

Para instalá-lo no OpenOffice 2.x, baixe o arquivo “cogroo_installer_linux.bin” no http://cogroo.incubadora.fapesp.br/portal/down/builds/ e execute-o como root para inicializar o instalador. Para usá-lo, é necessário ter instalado o interpretador Perl (ítem de série na maioria das distribuições) e o Java da Sun.

Se você está usando o OpenOffice ou BrOffice 3, pode instalar o CoGrOO através da extensão, disponível no: http://extensions.services.openoffice.org/project/cogroo. Ela é mais simples de instalar e usar que o arquivo instalável; basta clicar no “Ferramentas > Gerenciador de extensão” e indicar o arquivo.

Desempenho: Existem ainda algumas dicas com relação ao desempenho do OpenOffice (como desabilitar o Java e aumentar o tamanho dos caches) que acabam sendo importantes em micros com poucos recursos.

O OpenOffice é um dos aplicativos mais complexos que temos no Linux, com mais linhas de código que o próprio kernel e um sem número de componentes e bibliotecas diferentes. Ele também inclui suporte a diversas línguas e ao Java, o que torna o conjunto ainda mais complexo.

É quase um consenso que o OpenOffice é pesado e que demora para abrir. Mas grande parte do “peso” é devido à configuração padrão, que é otimizada para o uso em máquinas com mais recursos. A maior parte das configurações é definida durante a compilação e não podem ser alteradas facilmente, mas existem duas configurações simples que podem ser modificadas rapidamente pelo “Ferramentas > Opções” e geram resultados interessantes.

A primeira é desativar o Java na opção “OpenOffice.org > Java > Usar um JRE”. O Java é necessário para salvar documentos no formato do Office 2003, para usar alguns macros e assistentes e também para utilizar muitas extensões, mas não para o uso das ferramentas básicas (tanto que no Ubuntu ele vem desativado por padrão):

Desativar o Java reduz o tempo de carregamento do OpenOffice quase pela metade e de quebra diminui o uso de memória em quase 30 MB. Você tem a opção de reativar o Java ao tentar usar qualquer opção que realmente precise dele, de forma que você pode desativá-lo com segurança.

Em seguida, temos o ajuste dos caches gráficos. Um dos motivos do OpenOffice demorar mais para abrir e salvar documentos do que o MS Office é o fato de ele salvar todas as imagens, texto e formatação do documento em um formato compactado, que resulta em arquivos brutalmente menores que os do Office, mas que exigem muito mais processamento para serem criados e abertos.

Uma forma de reduzir o tempo de carregamento dos arquivos e evitar pausas durante a edição é aumentar o tamanho do cache gráfico, na opção “OpenOffice.org > Memória > Cache Gráfico”. Usar um cache maior faz com que o OpenOffice consuma mais memória RAM, mas fique perceptivelmente mais rápido.

Se você tem um PC com 1 GB de RAM (ou mais), vai ter bons resultados reservando 196 MB dentro da opção “Utilização para o OpenOffice.org”, aumentando o “Memória por objeto” para 20 MB e aumentando o número de objetos para 100. Isso faz com que o OpenOffice mantenha as imagens e outros elementos incluídos nos documentos carregados na memória, em vez de precisar ficar lendo-os a todo instante a partir do arquivo salvo no HD. Naturalmente, os 196 MB de memória são apenas um limite, que será atingido apenas ao editar documentos muito pesados:

A opção “Remover da memória depois” indica por quanto tempo os arquivos serão mantidos no cache. Se você fica com o OpenOffice aberto o tempo todo, editando os mesmos documentos na maior parte do tempo, use um valor alto (como 6 horas) para evitar que ele precise ficar atualizando o cache para os documentos que já estão abertos.

Se, por outro lado, você tem um micro com 256 MB ou menos, vai ter melhores resultados usando um cache menor, com 32 MB (ou até menos, de acordo com o total de memória disponível) e ajustando a opção de memória por objeto para apenas 4 MB. Nesse caso, reduza também o número de objetos para 16 (para que o OpenOffice mantenha na memória apenas os objetos do trecho que estiver editando) e o “Número de etapas” (o número de alterações que podem ser revertidas com o “Desfazer”) para 20.

Em PCs atuais, esses ajustes farão com que o OpenOffice fique, na verdade, mais lento, já que não poderá manter muitos elementos na memória. Entretanto, em PCs antigos a redução no uso de memória acaba superando o impacto devido à redução nos caches.

Como pode imaginar, o “Ativar o inicializador rápido” ativa o pré-carregador do OO, fazendo com que ele mantenha parte das bibliotecas carregadas na memória para início rápido. Essa opção é interessante apenas para quem tem o hábito de abrir e fechar os aplicativos com frequência.

Mais dicas: Na maioria das distribuições, o ajuste de fontes da interface do OpenOffice é atrelado ao ajuste das fontes do sistema. Com isso, ao ajustar as fontes através do Systemsettings ou do “Aparência > Fontes” (no GNOME), as fontes do OpenOffice são também configuradas de acordo. Isso é definido pela opção “Ferramentas > Opções > OpenOffice.org > Exibir > Usar fonte do sistema para interface de usuário”, que deve ficar ativada:

Na mesma janela, vai a opção “Suavização da fonte de tela”, que determina se o antialiasing de fontes será usado para a exibição dos documentos (note que você pode ativar o antialiasing para as fontes da interface, ajustando as fontes do sistema, e desabilitar para os documentos e vice-versa).

A opção “Usar aceleração de hardware” faz com que o OpenOffice tire proveito dos recursos de aceleração da placa de vídeo para exibir imagens e outros objetos, o que deixa a interface mais responsível. Essa opção causa problemas de exibição em alguns casos (principalmente em PCs com chipsets da SiS), mas nesse caso basta desativar.

Você vai notar que em muitas distribuições o OpenOffice exibe ícones no padrão do KDE ou do GNOME, enquanto em outras são exibidos os ícones padrão. Esse é outro ajuste, disponível através do “Tamanho e estilo de ícone”, onde você pode também ajustar o tamanho dos ícones.

Uma boa solução para aumentar o espaço útil da tela em netbooks e em monitores pequenos em geral é usar ícones pequenos e mover a barra de ferramentas para a lateral esquerda, deixando-a na vertical. Aproveite para desativar também as réguas e (se estiver no KDE) desativar as bordas da janela (clicando com o botão direito sobre a borda e usando o “Avançado > Sem borda”) e você aumentará o espaço de edição em quase 40%, fazendo com que a tela de um Eee 900 fique com aproximadamente a mesma área útil (em pixels) de um monitor WXGA, como pode ver no screenshot:

Com relação à documentação, você pode encontrar um conjunto de manuais e apostilas do BrOffice/OpenOffice em português no www.broffice.org/docs. Os manuais originais (em inglês), estão disponíveis no http://documentation.openoffice.org/manuals/index.html. Outro site com várias dicas é o www.tutorialsforopenoffice.org/.

Você encontra também diversos modelos de documentos macros e outros acessórios para download no site do Escritório Aberto, que faz parte do projeto BrOffice: www.broffice.org/escritorio_aberto

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