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joaoiasbik
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Algum software prático para catalogar arquivos em estantes e prateleiras?

#1 Por joaoiasbik 30/09/2020 - 11:05
Gostaria de saber se existe alguma ferramenta Free onde eu consiga catalogar os arquivos físicos de minha empresa, possuímos um setor de arquivamento com diversas estantes e prateleiras e busco um software que eu consiga catalogar esses documentos e que eu consiga cadastrar informações como: nome do arquivo, setor a que pertence, localização na estante e prateleira e anexar versão digitalizada.
TRONNER
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#2 Por TRONNER
30/09/2020 - 11:17
Só por desencargo, considerando uma empresa, já existe um responsável por administrar esse programa ?!
Entenda, tão importante quanto o programa é sua utilização como manutenção e copia de segurança, assim como ser um programa multiusuario ou monousuário mas como pode perceber, não é uma resposta tão simples quando consideramos um sistema com um mínimo de robustes e confiança para uso cotidiano.
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joaoiasbik
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#3 Por joaoiasbik
30/09/2020 - 13:26
TRONNER disse:
Só por desencargo, considerando uma empresa, já existe um responsável por administrar esse programa ?!
Entenda, tão importante quanto o programa é sua utilização como manutenção e copia de segurança, assim como ser um programa multiusuario ou monousuário mas como pode perceber, não é uma resposta tão simples quando consideramos um sistema com um mínimo de robustes e confiança para uso cotidiano.

sim... existe o funcionário responsável e existe tambem o backup de segurança.O que não existe é uma forma de catalogar o caminho até chegar a esse arquivo, por exemplo, em um dado momento um documento A é solicitado, a minha ideia é que fosse possivel através de um software realizar uma busca com alguns filtros como por exemplo título do assunto e como resultado dar a localização física do documento, por exemplo, estante 05 prateleira 03, bem como através do próprio software conseguir abrir o documento digitalizado caso nao haja a necessidade de pegar o documento fisicamente. Hoje esse processo de pesquisa no arquivo é feito manual e somente uma pessoa com total conhecimento da forma como está tudo organizado consegue encontrar documentos com uma certa facilidade.
TRONNER
TRONNER Cyber Highlander Registrado
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#4 Por TRONNER
30/09/2020 - 14:12
joaoiasbik disse:
sim... existe o funcionário responsável e existe tambem o backup de segurança.O que não existe é uma forma de catalogar o caminho até chegar a esse arquivo, por exemplo, em um dado momento um documento A é solicitado, a minha ideia é que fosse possivel através de um software realizar uma busca com alguns filtros como por exemplo título do assunto e como resultado dar a localização física do documento, por exemplo, estante 05 prateleira 03, bem como através do próprio software conseguir abrir o documento digitalizado caso nao haja a necessidade de pegar o documento fisicamente. Hoje esse processo de pesquisa no arquivo é feito manual e somente uma pessoa com total conhecimento da forma como está tudo organizado consegue encontrar documentos com uma certa facilidade.

Esse conhecimento do processo é muito relevante, principalmente para depois aplicar o treinamento a quem for utilizar porém como solução gratuita pode não ser também didática podemos entender que você precisa de uma solução conhecida como GED - Gestão Eletrônica de Documentos e mesmo não conhecendo da empresa você pode confirmar se entendi corretamente lendo o site de uma empresa desse segmento [ http://www.megaged.com.br/funcionalidades ].
Já para gratuitas a busca é um pouco mais complexa, algumas oferecem versões chamada community edition mas precisa ver as limitações, como essa [ https://www.openkm.com/en/open-source-document-management-system.html ] e se for o que realmente está procurando eu avanço nas sugestões que entendo poderem te atender.
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